Секретариат - это административная группа, наделенная ответственностью за ведение, обслуживание OTD и управление голосованием. Главой секретариата является секретарь, которого назначает DMO. Секретариат несет ответственность:
- за обслуживание web-сайта OTD;
- ведение и обслуживание основной базы данных OTD;
- распространение предложенных изменений в OTD и управление голосованием по вопросу этих изменений;
- ведение и обслуживание списка членов VC;
- ведение и обслуживание списка координирующих организаций.
Примечание 1 - Координирующая организация регистрируется вместе с DMO путем предоставления запроса на регистрацию координирующей организации (CORR);
- ведение и обслуживание списка лиц, уполномоченных координирующими организациями делать запрос на получение разрешения вносить добавления или изменения в OTD.
Примечание 2 - Такое лицо называют представителем координирующей организации (ROCO);
- рекламу формальных версий OTD;
- обеспечение поддержки деятельности VC;
- работу с интернет-системой для голосования по запросам на изменение документации на концепт (CDCR);
- обслуживание списка разработчиков каждого концепта.
Примечание 3 - В тех случаях, когда концепт впервые добавляется в OTD с помощью процедуры добавления концепта (см. 7.3), координирующая организация, подавшая запрос на новый концепт (NCR), становится единственным разработчиком концепта. В тех случаях, когда вторая координирующая организация подает CDCR с просьбой добавить термин, определение или изображение в концепт и CDCR одобряется посредством процедуры изменения документации на концепт (см. 7.4), тогда эта координирующая организация становится дополнительным разработчиком концепта.