Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Государственного
комитета СССР по науке и технике
от 20 апреля 1981 года N 100
(Извлечение)
Настоящие Временные общеотраслевые руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, разработаны в установленном порядке и являются обязательными для министерств и ведомств при решении вопросов об использовании документов, создаваемых средствами вычислительной техники.
Настоящие указания распространяются на документы на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемые средствами вычислительной техники, используемые на предприятиях, в организациях и учреждениях, и определяют условия, придающие указанным документам юридическую силу.
Разработка и утверждение государственных стандартов на документы, создаваемые средствами вычислительной техники, осуществляются в соответствии с планами работ по государственной стандартизации.
Порядок отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники, определяется Главархивом СССР.
I. Документ на магнитной ленте
А. Общие положения
1. Документ имеет юридическую силу, если он записан на магнитной ленте, изготовленной и размеченной в соответствии с требованиями Государственных стандартов СССР 12065-74, 20958-75, 8303-76, 17204-71, закодирован в соответствии с общесоюзным классификатором технико-экономической информации, отвечает требованиям Государственных стандартов СССР 19767-74, 13052-74, 19768-74 и соответствует настоящим указаниям.
Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты: наименование организации - создателя записи документа на магнитной ленте, дату записи документа, местонахождение организации - создателя записи, код оператора, записавшего документ на магнитную ленту.
2. Министерства, государственные комитеты и ведомства могут устанавливать в пределах своей компетенции и с учетом специфики использования отдельных документов на магнитной ленте дополнительные реквизиты документа на магнитной ленте, в том числе реквизит "должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять записанный на магнитной ленте документ".
3. Документ на магнитной ленте, имеющий юридическую силу, именуемый в дальнейшем "документ на магнитной ленте", используется без преобразования в человекочитаемую (визуальную) форму при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними.
4. Документ на магнитной ленте допускается использовать в области производства, планирования, материально-технического снабжения и сбыта, оперативного управления, статистики, учета и т.п., а также на всех стадиях научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ.
5. Руководитель предприятия, организации, учреждения принимает решение об использовании документа на магнитной ленте, если имеются соответствующие возможности для обработки этого документа средствами вычислительной техники.
6. Предприятия, организации и учреждения обязаны учитывать, транспортировать и хранить документы на магнитной ленте в соответствии с устанавливаемыми министерствами, государственными комитетами и ведомствами порядком и условиями, обеспечивающими сохранность данных, записанных на магнитной ленте, и защиту этих данных от несанкционированного доступа.
Транспортировка документа на магнитной ленте на предприятия, в организации и учреждения должна осуществляться с сопроводительным письмом.
Б. Обязательные реквизиты документа на магнитной ленте
7. Обязательные реквизиты документа на магнитной ленте могут размещаться либо позиционным способом, либо с помощью меток, позволяющих однозначно идентифицировать реквизиты (пункт 1).
8. Реквизит "наименование организации - создателя записи документа на магнитной ленте" должен быть записан в следующем виде - идентификационный код и наименование организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). При этом допускается применять установленные сокращенные наименования.
9. Реквизит "местонахождение организации - создателя записи" должен быть записан в следующем виде - идентификационный код и наименование населенного пункта, где находится организация, изготовившая документ, по общесоюзному классификатору - Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов (СОАТО).
10. В случае, если организация - создатель записи документа на магнитной ленте имеет условное наименование, в том числе в виде номера почтового ящика, запись о ее наименовании и местонахождении производится в соответствии с действующими правилами.
11. Реквизит "дата создания записи документа" должен быть записан в соответствии с ГОСТ 6.38-72 и указывать время записи документа на магнитной ленте, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.
12. Реквизит "код оператора, записавшего документ на магнитную ленту" должен идентифицировать конкретное лицо, записавшее документ на магнитную ленту.
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами, а также должны быть созданы технические условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.
В. Условия записи документа на магнитной ленте
13. Запись документа на магнитной ленте производится на основе следующих данных: зафиксированных в первичных документах; полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств; полученных в процессе автоматизированного решения задач.
В процессе создания документа на магнитной ленте соблюдается установленный технологический порядок обработки данных и их записи на магнитной ленте.
14. При записи документа на магнитной ленте на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием юридической силы документа на магнитной ленте является наличие юридической силы первичных документов.
15. При записи документа на магнитной ленте на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием юридической силы документа на магнитной ленте является наличие информации, зафиксированной в установленном порядке, позволяющем идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации.
16. При записи документа на магнитной ленте на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием юридической силы документа на магнитной ленте является достоверность соответствующих данных (пункты 14, 15) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки.
17. Бюджетная, финансовая, бухгалтерская, учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, плановая и другая первичная информация, послужившая для создания записи документа на магнитной ленте, документы на магнитной ленте, созданные средствами вычислительной техники, в том числе замененные после внесения изменений, сохраняются в течение сроков, установленных для этих документов в перечнях, утверждаемых министерствами, государственными комитетами и ведомствами совместно с Главархивом СССР.
18. В отдельных случаях для визуального контроля допускается в порядке, устанавливаемом предприятиями, организациями и учреждениями, преобразование в человекочитаемую форму применяемого документа на магнитной ленте, а также промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на магнитной ленте.
Г. Подлинники, дубликаты, копии документа на магнитной ленте
19. Подлинником документа на магнитной ленте является первая по времени зафиксированная в установленном порядке запись документа на магнитной ленте (пункт 11).
20. Дубликатами документа на магнитной ленте являются все более поздние по времени аутентичные по содержанию записи документа на магнитной ленте.
21. Копиями документа на магнитной ленте являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на магнитной ленте на другую магнитную ленту или на иные носители информации, имеющие реквизиты, удостоверяющие их аутентичность и обеспечивающие их применение, а также содержащие указание на то, что эти документы являются копиями документа на магнитной ленте. Способ переписывания должен обеспечивать аутентичность копий с подлинником или дубликатом.
22. Бумажная (человекочитаемая) копия документа на магнитной ленте имеет юридическую силу, если ее содержание аутентично содержанию копируемого документа на магнитной ленте и дополнительно она имеет все реквизиты, которые в силу настоящих указаний, действующих правил или соглашений между организацией, создавшей копию, и организацией, использующей эту копию, должны быть отражены на человекочитаемой копии документа, в том числе указание на то, что подлинник имеет форму документа на магнитной ленте, штамп или печать вычислительного центра, осуществившего преобразование в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись и соответствующие подписи.
23. Использование подлинников, дубликатов и копий документа на магнитной ленте осуществляется в порядке, устанавливаемом руководителем предприятия, организации, учреждения.
Дубликаты и копии документа на магнитной ленте, созданные средствами вычислительной техники с соблюдением требований настоящего раздела указаний, используются наряду с подлинником документа на магнитной ленте.
Д. Изменение документа на магнитной ленте
24. Внесение изменений в подлинник документа на магнитной ленте может производиться в порядке, устанавливаемом руководителем организации - создателя записи документа, с обязательной регистрацией содержания и основания изменений, времени внесения изменений и лица, ответственного за произведенные изменения.
Организация - создатель подлинника документа на магнитной ленте обязана известить об этих изменениях все организации - пользователи документа, в который организация-создатель вносит изменения.
Извещение об изменениях должно содержать: наименование организации, создавшей подлинник документа на магнитной ленте; содержание изменений; указание на основание изменений; время внесения изменений; соответствующие подписи; штамп или печать организации, создавшей подлинник документа на магнитной ленте.
25. Изменения в документ на магнитной ленте, находящийся у пользователя, вносятся только после извещения организации - создателя подлинника документа на магнитной ленте.
26. Изменения в подлиннике документа на магнитной ленте, подлинник с внесенными в него изменениями, а также дубликаты и копии этих документов имеют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований настоящего раздела указаний.
Е. Порядок аннулирования и уничтожения первичных документов, на основе данных которых создавалась запись документов на магнитной ленте
27. Все первичные документы-подлинники, аутентичные с созданным на их основе документом на магнитной ленте, должны быть аннулированы, т.е. признаны недействительными (не подлежащими дальнейшему использованию) и изъяты из обращения.
28. При аннулировании первичных документов-подлинников на всех аннулированных листах должен быть проставлен штамп "Аннулирован. Заменен документом на магнитной ленте, инвентарный номер ___".
При аннулировании всех листов сброшюрованного или переплетенного документа-подлинника штамп разрешается проставлять на титульном листе.
29. Уничтожение аннулированных документов-подлинников производится в порядке и по истечении сроков, устанавливаемых в соответствии с пунктом 17 настоящих указаний.
II. Документ на бумажном носителе (машинограмма)
А. Общие положения
30. Машинограмма (документ на бумажном носителе, созданный в результате обработки данных средствами вычислительной техники в человекочитаемой, печатной форме) имеет юридическую силу, если она создана средствами вычислительной техники в соответствии с установленным технологическим порядком обработки данных и их преобразования в человекочитаемую форму, соответствует ГОСТу на унифицированные системы документации и настоящим указаниям, имеет в случаях, установленных обязательными правилами или договором, необходимые формы удостоверения и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование и местонахождение организации, создавшей машинограмму; дату создания машинограммы.
31. Машинограмма, имеющая юридическую силу, используется при передаче информации на предприятия, в организации и учреждения или для обмена информацией между ними.
32. Машинограмму допускается использовать в области производства, планирования, материально-технического снабжения и сбыта, оперативного управления, статистики и т.п., а также на всех стадиях научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ.
33. В тех случаях, когда форма традиционного бумажного документа утверждается в централизованном порядке, замена этого документа машинограммой допускается только с разрешения органа, утвердившего форму традиционного бумажного документа.
Замена машинограммами традиционных бумажных документов: осуществляется по согласованию между организацией, создавшей и внедряющей машинограмму, и организацией, использующей машинограмму.
34. В тех случаях, когда в машинограмму вносятся исправлении, сделанные от руки, машинограмма должна иметь указание на основание таких исправлений, время их внесения и подпись должностного лица, сделавшего исправления.
Б. Технологический порядок обработки данных и их преобразования в машинограмму
35. Технологический порядок обработки данных и их преобразования в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, допускающему возможность контроля за правильностью алгоритмов и программ, по которым ведется обработка данных на средствах вычислительной техники.
36. В отдельных случаях для визуального контроля допускается в порядке, установленном предприятием, организацией, учреждением, преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе изготовления машинограммы, с указанием фамилии (кода) лица, ответственного за правильность изготовления машинограммы.
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в порядке, устанавливаемом предприятием, организацией, учреждением, а также должны быть созданы технические условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.
37. Создание машинограммы производится на основе следующих данных: зафиксированных в первичных документах; полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств; полученных в процессе автоматизированного решения задач.
38. При создании машинограммы на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием юридической силы машинограммы является наличие юридической силы первичных документов.
39. При создании машинограммы на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием юридической силы машинограммы является наличие информации, зафиксированной в порядке, установленном предприятием, организацией, учреждением и позволяющем идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи данных.
40. При создании машинограммы на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием юридической силы машинограммы является достоверность соответствующих данных (пункты 38, 39) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки.
41. Бюджетная, финансовая, бухгалтерская, учетная, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, плановая и другая первичная документация, послужившая для создания машинограммы, машинограммы, созданные средствами вычислительной техники, в том числе замененные после внесения изменений, сохраняются в течение сроков, установленных для этих документов в перечнях, утверждаемых министерствами, государственными комитетами и ведомствами совместно с Главархивом СССР.
В. Обязательные реквизиты машинограммы
42. Обязательные реквизиты машинограммы печатаются с использованием программных и технических средств и размещаются в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации, а в случаях их отсутствия размещаются в соответствии с требованиями отраслевых стандартов или стандартов предприятий.
43. Реквизит "наименование организации, изготовившей машинограмму", должен быть напечатан в следующем виде - идентификационный код и наименование организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). При этом допускается применять установленные сокращенные наименования.
44. Реквизит "местонахождение организации, изготовившей машинограмму" должен быть напечатан в следующем виде - идентификационный код и наименование населенного пункта, где находится организация, изготовившая документ, по общесоюзному классификатору - Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов (СОАТО).
