4. Регистрация поступающей корреспонденции ведется по карточной или журнальной системе, исходя из местных условий.
Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся в день поступления соответственно содержанию в журнале (карточке) регистрации входящих документов (приложения N 1 и 2), журнале (карточке) регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан (приложения N 3 и 2), журнале (карточке) регистрации писем депутатов (приложения N 4 и 2).
При карточной системе регистрации поступивших документов заполненная карточка помещается в соответствующую справочную картотеку. Карточки с предложениями, заявлениями и жалобами граждан должны находиться в картотеке в алфавитном порядке. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.
Телеграммы, телефонограммы и другие документы, требующие срочного исполнения, немедленно регистрируются и передаются председателю исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
5. Учет поступивших документов с грифом "Для служебного пользования" ведется в специальном журнале по форме согласно приложению N 5.
Документы с грифом "Для служебного пользования" хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах в служебном помещении, выносить их из служебного помещения для работы с ними на дому запрещается.
Выдача документов с грифом "Для служебного пользования" производится только под расписку лицам, имеющим к ним отношение.
Пересылка документов с грифом "Для служебного пользования" производится заказным отправлением через почтовую связь.
Уничтожение документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится по акту с соответствующей отметкой в учетном журнале.
6. При вскрытии поступивших конвертов с корреспонденцией проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. Конверты с надписью "лично" не вскрываются.
При недостаче или повреждении документа или приложения к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, об этом сообщается отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит доказательством времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.
Документы, поступившие не по адресу, пересылаются по принадлежности.
Документы, которые вследствие неправильного оформления не могут быть исполнены, возвращаются отправителю с указанием причин, почему документ не был принят к исполнению.
7. В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставится штамп (приложение N 6), на котором указывается наименование исполкома сельского, поселкового Совета, дата получения документа и входящий номер, состоящий из номера дела по номенклатуре и порядкового номера регистрации.
На письмах, содержащих предложения, на заявлениях и жалобах граждан этот штамп ставится в правом верхнем углу первой страницы.
8. Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется секретарем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся и согласовывается с председателем исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
9. Регистрация входящих документов производится аккуратно и четко. Ошибочные записи зачеркиваются с отметкой "записано ошибочно" и заверяются подписью секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.
10. Зарегистрированные документы передаются председателю исполкома сельского, поселкового Совета, который принимает необходимые меры к их исполнению.
Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.
При передаче документа лицу, ответственному за его исполнение, в соответствующей графе журнала (карточки) регистрации входящих документов, журнала (карточки) регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан или журнала (карточки) регистрации писем депутатов секретарем исполкома сельского, поселкового Совета делается отметка с указанием, кому и когда этот документ передан для исполнения.
11. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, секретарь исполкома сельского, поселкового Совета сообщает об этом заинтересованной организации и на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, которую заверяет своей подписью.
12. О решениях, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, сообщается заявителю и вышестоящей организации, в случае ее требования об уведомлении. В журнале (карточке) регистрации предложений, заявлении и жалоб граждан делается отметка о результатах их разрешения.
13. Учет граждан, явившихся на личный прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется в журнале (карточке) регистрации приема граждан (приложения N 7 и 8).