СОВЕТ МИНИСТРОВ РСФСР

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 30 сентября 1961 года N 1238

О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР

____________________________________________________________________
Утратило силу с 1 февраля 2020 года на основании
постановления Правительства Российской Федерации
от 13 января 2020 года N 7
____________________________________________________________________

Совет Министров РСФСР отмечает, что во многих совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся имеются серьезные недостатки в организации делопроизводства, отсутствуют инструкции о делопроизводстве, в результате чего оно ведется бессистемно и в каждом учреждении, организации по-своему. Отсутствие должного порядка в делопроизводстве приводит во многих случаях к волоките в прохождении и рассмотрении документов и писем трудящихся. Не уделяется должного внимания механизации труда и повышению квалификации работников, занятых делопроизводством.

В целях улучшения организации делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР Совет Министров РСФСР

постановляет:

1. Утвердить прилагаемую примерную Инструкцию о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся.

2. Обязать совнархозы, министерства и ведомства РСФСР, Советы Министров автономных республик, крайисполкомы, облисполкомы, Московский и Ленинградский горисполкомы:

а) разработать соответственно на основе примерной Инструкции о делопроизводстве, утвержденной настоящим постановлением, с учетом местных особенностей, и утвердить не позднее 1 января 1962 года инструкции о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах краевых, областных, окружных, районных, городских, сельских и поселковых Советов депутатов трудящихся.

Советам Министров автономных республик, крайисполкомам, облисполкомам, Московскому и Ленинградскому горисполкомам разработать инструкции о делопроизводстве в министерствах и ведомствах автономных республик, управлениях и отделах исполнительных комитетов краевых, областных, окружных, районных, городских Советов депутатов трудящихся;

б) принять меры к улучшению ведения делопроизводства, имея в виду обеспечить строгое соблюдение инструкций о делопроизводстве, утвержденных в соответствии с настоящим постановлением;

в) систематически совершенствовать делопроизводство, обеспечить повышение уровня механизации и производительности труда работников, занятых делопроизводством, а также повышение их квалификации.

3. Обязать Министерство просвещения РСФСР:

а) ввести, начиная с 1962/63 учебного года, в ряде средних общеобразовательных трудовых политехнических школ с производственным обучением подготовку учащихся по специальности "Делопроизводство", предусмотрев обучение машинописи, стенографии, работе с документами и освоение простейших средств механизации труда работников, занятых делопроизводством;

б) разработать и утвердить программу и издать к началу 1962/63 учебного года учебное пособие по делопроизводству для средних школ на основе примерной Инструкции о делопроизводстве, утвержденной настоящим постановлением.

4. Считать утратившим силу Инструкцию по делопроизводству в сельских Советах депутатов трудящихся, утвержденную постановлением Совета Министров РСФСР от 17 января 1948 года N 25 "Об упорядочении делопроизводства в сельских Советах депутатов трудящихся".

Председатель
Совета Министров РСФСР
Д.Полянский

Управляющий Делами
Совета Министров РСФСР
В.Каргаполов

     

УТВЕРЖДЕНА
постановлением
Совета Министров РСФСР
от 30 сентября 1961 года N 1238

     

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов трудящихся

     
I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР, Советах Министров автономных республик и исполкомах местных Советов депутатов трудящихся.

2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на служебные документы несекретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на управление делами, канцелярию, общий отдел, секретаря исполкома сельского, поселкового Совета депутатов трудящихся.

4. В зависимости от структуры, а также от количества входящих и исходящих документов, система делопроизводства может быть централизованной (с небольшим документооборотом и количеством структурных подразделений) или смешанной (с большим документооборотом и сложной структурой).

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются управлением делами, канцелярией, общим отделом, а другие операции (регистрация, оформление документов, формирование дел) производятся как в управлении делами, канцелярии, общем отделе, так и в структурных подразделениях.

В совнархозах, министерствах и ведомствах РСФСР применяется, как правило, смешанная система делопроизводства, а в Советах Министров АССР, исполкомах - централизованная.

5. В структурном подразделении, где по штату не предусмотрен специальный работник, для ведения делопроизводства назначается лицо, ответственное за эту работу.

6. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией о делопроизводстве.

II. Прием, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции

7. Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется, как правило, в одном месте - управлении делами, канцелярии, общем отделе, а в исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся - секретарем.

В совнархозах, министерствах и ведомствах вся корреспонденция, в том числе и для структурных подразделений (размещенных вместе с ними в одном здании), принимается в управлении делами, канцелярии, а регистрируется:

адресованная совнархозу, министерству, ведомству - в управлении делами, канцелярии;

адресованная структурным подразделениям - в этих подразделениях.

8. Принятые конверты с корреспонденцией, кроме конвертов с надписью "Лично", вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

Если при вскрытии конверта будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Неправильно засланные документы передаются или пересылаются по принадлежности.

9. Управлением делами, канцелярией, общим отделом присваивается каждому из структурных подразделений или группе однородных организаций (лечебные учреждения, школы, предприятия местной промышленности и т.д.) условный номер (индекс).

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся индексы не устанавливаются.

10. В левом нижнем углу на оборотной стороне последней страницы полученных документов ставится штамп (приложение N 1), на котором указывается дата получения документа, входящий номер, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела, в которое по исполнении должен быть подшит документ.

В совнархозах, министерствах и ведомствах на штампе указывается только дата получения и индекс структурного подразделения - первая часть входящего номера.

Вторая составная часть входящего номера - номер дела, а также фамилия исполнителя проставляются в структурном подразделении.

В исполкомах сельских, поселковых Советов депутатов трудящихся на штампе указывается дата получения документа, входящий номер и номер дела.

11. Регистрации подлежат только те документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения,

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется управляющим делами Совета Министров АССР, секретарем исполкома, руководителем канцелярии совнархоза, министерства, ведомства.

12. Поступившая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение N 2).

При незначительном количестве корреспонденции и небольшом числе структурных подразделений допускается сохранение журнальной формы регистрации поступивших документов (приложение N 3).

13. При карточной форме регистрации на поступившие документы заполняются:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - три карточки; после записи указаний руководства одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая передается на контроль, а третья вместе с документом передается в структурное подразделение, в котором в эту карточку записывается резолюция руководителя, после чего документ передается исполнителю, а карточка помещается в справочную картотеку подразделения.

На документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, заполняется одна карточка, которая помещается в справочную картотеку;

б) в Совете Министров АССР, крайисполкоме, облисполкоме - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается в структурное подразделение (приемная, отдел);

в) в окрисполкоме, райисполкоме, горисполкоме - одна карточка, которая помещается в справочную картотеку.

Документы, поступившие из вышестоящих - организаций, регистрируются на карточках той же формы, но отличающихся цветной полосой.

14. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в структурные подразделения в течение рабочего дня.

Документы передаются, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке или журнале, кому передан документ.

15. Служебные документы, адресованные совнархозу, министерству, ведомству, Совету Министров АССР, исполкому, поступившие минуя управление делами, канцелярию, общий отдел, непосредственно в структурные подразделения, обязательно регистрируются в управлении делами, канцелярии, общем отделе.

16. Передача корреспонденции из одного структурного подразделения в другое производится по согласованию с руководителями этих подразделений, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

17. Все поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.

18. В том случае, когда в корреспонденции имеется ссылка на какие-либо документы учреждения или организации, которым она адресована, к корреспонденции подбираются эти документы и передаются руководству.

19. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью.

20. На письмах, заявлениях и жалобах граждан в правом верхнем углу первой страницы ставится штамп, указывается дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и порядковый (входящий) номер.

21. Письма, заявления и жалобы регистрируются на карточке или в журнале (приложения N 4, 5) и в тот же день докладываются руководству или направляются в соответствующие структурные подразделения.

Если письма, заявления и жалобы регистрируются в журнале, рекомендуется иметь карточки (приложение N 6), которые должны находиться в картотеке в алфавитном порядке.

22. На каждое письмо, заявление, жалобу заполняются:

а) в совнархозах, министерствах, ведомствах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой в соответствующее структурное подразделение. Повторная регистрация их в структурных подразделениях не производится;

б) в Советах Министров АССР, крайисполкомах, облисполкомах - две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку (по алфавиту), а вторая направляется вместе с письмом, заявлением, жалобой руководству;

в) в окрисполкомах, райисполкомах, горисполкомах - одна карточка.

23. Указания руководства по письму, заявлению, жалобе записываются в регистрационную карточку или журнал.

Карточки по письмам, заявлениям и жалобам, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения.

24. При направлении письма, заявления, жалобы в учреждение или организацию для принятия мер заявителю об этом должно быть немедленно сообщено письменно; жалоба берется на контроль.

25. Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.

Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке или журнале.

26. Учет граждан, явившихся на прием, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется на карточках или в журнале (приложения N 7, 8).

27. При ответах на письма, заявления и жалобы исходящим номером является входящий номер полученного письма, заявления, жалобы.

III. Составление, оформление и размножение служебных документов

28. Документы, составляемые на основании законов, указов, постановлений, решений, распоряжений вышестоящих организаций, должны содержать ссылку на них.

29. Проекты постановлений, решений, распоряжений, приказов, инструкций, писем должны быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленного образца (приложения N 9-14).