Министерство финансов Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 30 июля 2014 года N ММВ-7-14/394@
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФНС России от 17 октября 2016 года N ММВ-7-10/564@
____________________________________________________________________
В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц в условиях централизованного архивного хранения
приказываю:
1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Управлению информационных технологий (Т.В.Матвеева) организовать в установленном порядке доработку и размещение в ФАП ФНС России программного обеспечения (в случае необходимости).
3. Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г.Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.
4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, Межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В.Филимошин) обеспечить централизованное хранение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учёте организаций и физических лиц в условиях централизованного архивного хранения согласно Порядку.
5. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его применение.
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей руководителя Федеральной налоговой службы Н.С.Завилову и А.С.Петрушина (в части вопросов информатизации).
Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В.Мишустин
УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 30 июля 2014 года N ММВ-4-14/394@
Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учёте организаций и физических лиц
1. Основные термины и понятия
Для целей настоящего порядка применяются следующие термины и понятия:
Архивная тара - тара, предназначенная для размещения объектов хранения.
Владелец документов - Инспекция, МИ ФНС России по КН передавшая документ на хранение, или налоговый орган по месту государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), учёта организации и физического лица.
Документы - документы на бумажном носителе, представленные в Инспекцию, МИ ФНС России по КН при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя, учёте организаций и физических лиц, а также документы, включённые в государственные реестры.
Инспекция - инспекция ФНС России по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция ФНС России межрайонного (межрегионального) уровня, осуществляющая функции по государственной регистрации, по учёту организаций и физических лиц.
МИ ФНС России по КН - Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам.
Пачка - совокупность документов на бумажных носителях в отношении юридического лица (индивидуального предпринимателя), организации (физического лица) и сопроводительный лист.
План-график - график передачи документов, подлежащих передаче, от Инспекции в Филиал Учреждения.
Регистрационное дело - дело, в которое в порядке поступления включаются документы, представленные при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя, документы, включённые в государственные реестры.
Сопроводительные документы - сопроводительные документы, используемые при приеме-передаче документов между Сторонами.
Стороны - Инспекция, МИ ФНС России по КН и Филиал Учреждения.
Уполномоченный сотрудник - сотрудник Стороны, ответственный за осуществление определённых функций (доставка, приём-передача документов между Сторонами, хранение).
Управление - управление ФНС России по субъекту Российской Федерации.
Учётное дело - дело, в которое в порядке поступления включаются документы, представленные при учёте организации, физического лица, а также копии документов, образующихся при осуществлении их учёта.
Филиал Учреждения - филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации.
ФКУ - Федеральное казенное учреждение "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы (г.Москва).
Хранилище документов - специально оборудованное помещение для хранения документов.
Централизованное хранение документов - длительное хранение документов в специально организованных хранилищах.
2. Общие положения
2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры взаимодействия сторон при централизованном хранении документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учёте организаций и физических лиц и регламент взаимодействия сторон при передаче, учёте, хранении, предоставлении доступа, проверке наличия и уничтожении таких документов.
2.2. Перечень Управлений, в отношении которых Филиал Учреждения реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России.
2.3. Координацию и контроль работ, проводимых Инспекцией, осуществляет Управление. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом Учреждения, осуществляет ФКУ. Филиал Учреждения может осуществлять централизованное хранение документов нескольких субъектов Российской Федерации.
2.4. Централизованному хранению документов подлежат следующие виды документов, прошедшие и не прошедшие централизованную обработку, а также не подлежащие централизованной обработке:
документы на бумажном носителе, представленные при государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;
документы на бумажном носителе, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц;
документы на бумажном носителе, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей;
документы на бумажном носителе, образующиеся при осуществлении государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
документы на бумажном носителе, представленные в целях учёта организаций и физических лиц в налоговых органах;
копии документов, образующихся при осуществлении учёта организаций и физических лиц в налоговых органах;
документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.
2.5. Срок хранения документов определяет приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, её территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (с изменениями и дополнениями).
2.6. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами системы электронного документооборота (СЭД).
2.7. Транспортировка документов между Инспекцией и Филиалом Учреждения осуществляется по взаимному соглашению.
3. Подготовительные и организационные мероприятия
3.1. Определение координаторов по взаимодействию между Инспекциями, МИ ФНС России по КН и Филиалами Учреждения.
Филиал Учреждения, МИ ФНС России по КН и Управление назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются информацией о них (Приложение N 1), не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия и не позднее 1 (одного) рабочего дня после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.
3.2. Определение способа транспортировки документов в Филиалы Учреждения.
Транспортировка документов между Инспекцией, МИ ФНС России по КН и Филиалом Учреждения осуществляется по взаимному соглашению в соответствии с утвержденным Планом-графиком.
4. Разработка и корректировка Плана-графика
План-график утверждается Филиалом Учреждения по согласованию с МИ ФНС России по КН, Управлением (Приложение N 2, N 3).
5. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение
5.1. Передаче на хранение подлежат документы в отношении действующих юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, документы в отношении ликвидированных (исключенных) юридических лиц и прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей, документы в отношении действующих и прекративших деятельность организаций, документы в отношении физических лиц.
5.2. Подготовка документов для передачи на централизованное хранение осуществляется с учётом приказа ФНС России от 08.07.2014 N ММВ-7-12/361@.
5.3. Документы на централизованное хранение передаются с приложением сопроводительных документов.
Сопроводительные документы формируются с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией, МИ ФНС России по КН или Филиалом Учреждения.
К сопроводительным документам, указанным в пунктах 5.6, 6.3 относятся:
- сопроводительный лист пачки (при использовании программного обеспечения ПК "ЕЦР", СОЕЦР/СОАРД);
- акт приёма-передачи архивных папок (при использовании программного обеспечения ПК "ЕЦР", СОЕЦР/СОАРД);
- сопроводительный лист тары (при использовании программного обеспечения АИС "Налог-3");
- акт приёма-передачи документов (при использовании программного обеспечения АИС "Налог-3").
Сопроводительные документы формируются в двух экземплярах. Один экземпляр Сопроводительного документа хранится в Инспекции, МИ ФНС России по КН, второй - в Филиале Учреждения.
5.4. Документы, предназначенные для передачи на хранение на бумажных носителях, комплектуются в пачки.
5.5. Пачка может быть сформирована:
из документов, включённых в регистрационное дело юридического лица (индивидуального предпринимателя);
из комплекта документов, представленных при государственной регистрации юридического лица (индивидуального предпринимателя), после осуществления государственной регистрации;
из документов, включённых в учётное дело организации (физического лица);
из комплекта документов, представленных при постановке на учёт (снятии с учёта) организации (физического лица).
5.6. Для каждой пачки формируется сопроводительный лист.
5.7. Пачки размещаются в архивную тару.
5.8. В архивную тару может быть размещено несколько пачек.
5.9. Пачки в отношении юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, организаций и физических лиц размещаются в разные архивные тары.
5.10. В одну архивную тару размещаются документы с одним и тем же сроком хранения. Включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается.
5.11. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учётом следующего.
5.11.1. Подготовка документов, прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией или Филиалом Учреждения, в которых хранятся документы.
5.11.2. Подготовка документов, не прошедших централизованную обработку, осуществляется Инспекцией.
5.11.3. Для каждой архивной тары с применением программного обеспечения, используемого Инспекцией или Филиалом Учреждения, формируется опись вложения (форма приведена в Приложении N 4).
Опись вложения на бумажном носителе оформляется в двух экземплярах. Один экземпляр помещается в архивную тару.
Опись вложения в электронном виде передаётся в Филиал Учреждения.
5.12. Подготовка для передачи на централизованное хранение документов, не подлежащих централизованной обработке, осуществляется с учётом следующего.
