Общие положения
19. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых утверждаются в установленном порядке.
Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин, особенно перфорационных и электронных, целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.
В условиях ручной техники и малой механизации рекомендуется применять однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (с отрывными на один номенклатурный номер талонами, выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ) и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.
20. Количество экземпляров выписываемых первичных документов и документооборот устанавливаются министерствами и ведомствами в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства и материально-технического снабжения, а также от системы организации и механизации учета. Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров (при механизации с использованием ПВМ и ЭВМ, как правило, в одном, а при малой механизации не более двух), а типовые междуведомственные - в строгом соответствии с указаниями ЦСУ СССР.
21. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи. Они должны быть заранее пронумерованы (нумератором). Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) на крупных.
Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
На предприятиях и стройках может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.
22. Вся документация, составленная при помощи средств механизации на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в документации, составленной механизированным способом, данным первичных документов.
В целях сокращения трудоемкости учетных работ и по согласованию с министерствами и ведомствами при наличии вычислительных перфорационных или электронных машин и там, где это целесообразно, в качестве оправдательных документов следует использовать непосредственно такие технические носители информации, как дуаль-карты, макетированные перфокарты, бланки с графическими отметками. В этом случае перечисленные носители должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом. При применении дуаль-карт заранее в централизованном порядке создаются специальные картотеки карт-заготовок (на складах и в цехах) с постоянными показателями. При совершении операции нужная дуаль-карта изымается из картотеки и в ней фиксируются соответствующие переменные данные, дополнительно характеризующие эту операцию. Один и тот же макет дуаль-карт используется для оформления операций как приемки, так и отпуска. Для удобства чтения применяются макетированные дуаль-карты.
Следует иметь в виду, что внедрение дуаль-карт и других технических носителей в качестве оправдательных документов требует тщательной подготовки и значительной перестройки всей действующей системы документооборота. Их надо вводить постепенно, начиная с отдельных участков.
23. В условиях применения современных вычислительных машин и устройств целесообразно рекомендовать выписку первичных документов на пишущих или счетно-табличных машинах с перфоприставками для одновременного нанесения нужных сведений на перфоленты, которые по каналам связи или другим способом передаются для механизированной обработки.